4 Tipps, wie Sie Ihren Posteingang leer halten

Können Sie sich vorstellen wie es ist, wenn man über 3.000 ungelesene Mails im Posteingang hat? Mit diesem Spitzenwert kam vor ein paar Monaten jemand in mein Coaching. Kann man da eigentlich noch durchkommen? In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deinen Posteingang leer halten kannst.

Immer mal wieder sehe ich Menschen, die so viele Mails in ihrem Posteingang haben, dass es nicht auf eine Seite passt. Die Vorstellung, das wäre bei so, macht mich ganz unruhig. Was kann passieren, wenn der Posteingang so voll ist?

  • Sie übersehen vielleicht etwas – und die Chefin oder Freundin wartet vergeblich auf eine Antwort.
  • Sie wissen nicht, wie viel Arbeit in all den Mails versteckt ist – und wie lange Sie brauchen, um alles abzuarbeiten.
  • Es macht keinen Spaß, in ein volles Postfach zu schauen – weil dort möglicherweise viel Arbeit schlummert.
  • Je voller der Posteingang wird, desto größer ist die Hemmschwelle, ihn aufzuräumen.
  • Sie bekommen das Gefühl, dass da, wo Sie sind, nicht vorne ist. Dass Sie mehr reagieren als agieren.

Damit Ihnen das nicht passiert, stelle ich hier meine 4 besten Tipps vor, wie Sie Ihren Posteingang leer halten können:

  1. Verwenden Sie einen Archivordner
    Legen Sie sich einen Archivordner an. Jede Mail, die Sie gelesen haben – und die keine weitere Aktion von Ihnen erfordert – verschieben Sie in einen Archivordner.
  2. Beantworten Sie Kleinigkeiten direkt
    Jede Mail, deren Beantwortung weniger als eine Minute erfordert, beantworten Sie direkt nach dem Lesen. Und dann: Ab in den Archivordner.
  3. Aufgabenliste
    Etablieren Sie für sich eine elektronische Aufgabenliste. Outlook liefert eine solche Liste gleich mit. Dann können Sie aus jeder Mail, deren Bearbeitung länger als eine Minute dauert, eine Aufgabe erstellen. In Outlook geht das dadurch, dass Sie die Mail einfach auf den Ordner mit Aufgaben ziehen. Und nach dem Erstellen der Aufgabe: Mail in den Archivordner verschieben.
  4. Verwenden Sie Regeln
    Outlook und andere Email-Programme bieten die Möglichkeit, Regeln zu erstellen. So können Sie z.B. in Outlook eine Regel erstellen, die alle Mails von facebook in einen eigenen facebook-Ordner verschiebt.

Manchmal könnten Sie anstelle des Archivordners auch den Papierkorb verwenden. Allerdings ist nicht immer sofort eindeutig klar, ob man eine Mail noch mal benötigt oder nicht. Sich jedes Mal zu entscheiden kostet Zeit und Energie. Und deswegen rate ich im Zweifel zum Archivordner. Speicher ist heutzutage in aller Regel ausreichend vorhanden.

Ich selber nutze pro Jahr einen neuen Archivordner (also z.B. Archiv_2015). Die älteren Archivordner  exportiere ich irgendwann und speichere sie lokal ab. Damit mir nichts verloren geht. Wenn Speicher im Postfach dann doch mal knapp werden sollte, kann ich die exportierten Archivordner auf dem Server löschen.

 

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