Bedienungsanleitung zur Zeitkünstler-App

Inhaltsverzeichnis

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Was diese App Dir bringt

Fokussieren im privaten Umfeld
Mal angenommen, Du kannst Berufliches und Privates gut voneinander trennen. Wenn Du auf der Arbeit Feierabend machst, dann ist wirklich Feierabend. Und mal weiter angenommen, Du kommst dann nach Hause und findest dort eine lange ToDo-Liste vor. Möglicherweise eine Liste, die mehr enthält, als Du in nächster Zeit schaffen kannst. Eine Liste, die Stress erzeugt.

Wenn Du das kennst, dann ist diese App für Dich gedacht.

Sie unterstützt Dich dabei, für jede Aufgabe klar zu haben, warum Du sie tust. Sie hilft Dir damit, wirklich Wichtiges von weniger Wichtigem zu unterscheiden. Und so bekommst Du die Möglichkeit, Dich stärker zu fokussieren und die Aufgaben zu identifizieren, die Du weglassen kannst.

Was Dir wirklich wichtig ist
In der App pflegst Du das ein, was Dir im Leben besonders wichtig ist: Deine wesentlichen Lebensbereiche und die Ziele, die Du in diesen Lebensbereichen verfolgst.

Lebensbereiche könnten zum Beispiel Familie, Partnerschaft, Kinder, Gesundheit, Freundschaften oder Dein liebstes Hobby sein. Und ein Ziel für den Lebensbereich Kinder könnte zum Beispiel sein, Deine Kinder optimal zu fördern.

Wenn Du nun Aufgaben in der App einpflegst, dann ordne diese Aufgaben Deinen wesentlichen Lebensbereichen und Zielen zu. Und wenn sich kein vernünftiger Lebensbereich oder ein lohnendes Ziel für eine Aufgabe findet, dann kannst Du die Aufgabe hinterfragen: Warum solltest Du die Aufgabe erledigen?

Wenn Du einen Lebensbereich oder ein Ziel an den Haaren herbeiziehen musst, um eine Aufgabe zuordnen zu können: Warum tust Du sie dann?

Den jeweils nächsten Schritt im Blick haben
David Allen spricht in seinem Buch „Getting things done®“ – kurz GTD® – von der best next action, also dem besten nächsten Schritt, der zu tun ist.
Diesen Ansatz greift die App auf: Du ordnest jede Aufgabe einem Zeitraum im Jahr zu. Zeiträume sind Wochen, Monate oder das Jahr selber.

Wenn Du wissen möchtest, was als nächstes zu tun ist, dann schaust Du in der App einfach unter „diese Woche“ nach. Auf diese Weise hast Du immer nur die nächsten Schritte im Fokus – und nicht alles Andere, was für später auch noch auf Deiner Liste steht.

Beispiel: Wenn Du ein Auto hast, musst Du im Herbst vermutlich Winterreifen aufziehen. Dabei ist es ist nicht notwendig, das ganze Jahr über in der Aufgabenliste ständig über diese Aufgabe zu stolpern. Deswegen ordnest Du sie in der App einfach dem Monat Oktober oder November zu – und wirst so erst dann an diese Aufgabe erinnert, wenn sie ansteht.

Die eigene Regeneration nicht vergessen
Wer mit dem Satz „Erst die Arbeit – dann das Vergnügen“ aufgewachsen ist, wird das kennen: Sich selber etwas Gutes zu tun und damit dafür zu sorgen, dass die eigenen Akkus wieder aufgeladen werden, kippt oft hinten rüber.

Hier unterstützt Dich die App, indem sie Dich auffordert, in jeder Woche Dinge für Deine Regeneration einzuplanen. Das könnte zum Beispiel Sport, ein Spaziergang oder ein Besuch in der Sauna sein.

Wenn Du Deinen Wochen planerisch solche Regenerations-Aufgaben zuordnest, erhöhst Du damit die Wahrscheinlichkeit, dass Du es auch wirklich tust – weil Du es Dir versprochen hast.

In einem eigenen Bereich der App kannst Du alle Deine erprobten Methoden einpflegen, mit denen Du gut regenerieren kannst. Den Wochen kannst Du dann ganz einfach ein paar dieser Methoden hinzufügen.

Sich selber in den Hintern treten
Manchmal schiebt man eine Aufgabe ewig vor sich her (z.B. die Steuererklärung). Es gibt aber sicher ein paar Methoden, die bei Dir gut funktionieren um Dich selber in den Hintern zu treten. In der App kannst Du die Methoden, die bei Dir gut funktionieren, einpflegen. Bei Bedarf ordnest Du einer Aufgabe eine dieser Methoden zu um Dich daran zu erinnern, wie Du ins Handeln kommen kannst.

Die Planung verbessern
Die App prüft Deine Planung mit einem Satz an einprogrammierten Regeln und kann  Dir damit Tipps geben, wie Du Deine Planung verbessern kannst. Du bekommst zum Beispiel einen Hinweis, wenn in der aktuellen Woche nur sehr wenig Aufgaben für Deine Regeneration eingeplant sind.

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Die generelle Bedienung

Der Start-Bildschirm
Der Start-Bildschirm wird Dir bei jedem Start der App als erstes angezeigt. Er stellt die wichtigsten Funktionen für Deinen schnellen Zugriff bereit.

Die Symbole des Start-Bildschirms kannst Du in der Reihenfolge ändern (antippen, halten – und an die gewünschte Stelle schieben) oder ausblenden (tippen, halten – und auf das Papierkorb-Symbol schieben).

Wenn es ausgeblendete Symbole gibt, erscheint neben dem Papierkorb ein „Plus“, mit dem Du ausgeblendete Symbole wieder aktivieren kannst.

Diese und weitere Funktionen erreichst Du ebenfalls mit dem Menü-Symbol oben links.

Die Darstellung in Listen
In allen Bereichen der App ist die generelle Bedienung gleich: Die erste Ansicht in den Bereichen Planen, Ziele, Verbessern, Motivation und Energie ist immer eine Listenansicht. Jedes Element ist eine Zeile in dieser Liste.

Wenn Du auf ein Element der Liste tippst, werden Dir die Elemente in einer Liste angezeigt, die unterhalb dieses Elements angeordnet sind. Die Daten sind also hierarchisch aufgebaut. Eine Ebene zurück kommst Du mit dem Pfeil oben links.

Beispiel: Wenn Du auf dem Start-Bildschirm den Punkt Ziele auswählst, wird dir eine Liste mit den von Dir eingepflegten Lebensbereichen angezeigt. Tippst Du auf einen Lebensbereich, werden Dir die dazugehörigen Ziele angezeigt. Wenn Du auf ein Ziel tippst, werden Dir die Aufgaben angezeigt, die Du dafür eingeplant hast.

Zum Startbildschirm gelangst Du aus jeder Liste heraus mit dem Haus-Symbol oben links.

Ganz rechts findest Du bei jedem Listen-Element eine kleine Zahl. Sie gibt an, wieviele Aufgaben in diesem Bereich zu finden sind.

Details bearbeiten
Mit dem Zahnrad-Symbol öffnest Du einen Dialog, wo Du die Informationen des Elements selber ändern kannst. Bei den Elementen, die keine untergeordneten Elemente haben können – wie z.B. Aufgaben – führt das Tippen auf das Element direkt zu dem Dialog mit den Details.

Neue Elemente anlegen
In den Listenansichten kannst Du mit dem Plus-Symbol oben rechts ein neues Element anlegen. An einigen Stellen erscheint dann noch ein Auswahldialog um zu entscheiden, was für ein Element Deiner Liste hinzugefügt werden soll.

Elemente löschen
Elemente werden in dem Dialog, in dem Du die Details bearbeiten kannst, über das Papierkorb-Symbol oben rechts gelöscht.

Die Reihenfolge anpassen
Du kannst die Reihenfolge, in der die Elemente in den Listen angezeigt werden, manuell anpassen: Einfach das Element antippen, halten – und dann an die gewünschte Stelle ziehen.

Filtern
In den Bereichen Ziele, Planen und Aufgaben findest Du rechts oben in dem Menü mit den 3 Punkten die Möglichkeit, Filter zu setzen. In der Struktur werden dann nur die Aufgaben angezeigt, die dem jeweiligen Filter entsprechen.

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Der Bereich Ziele

Im Bereich Ziele pflegst Du Deine wesentlichen Lebensbereiche und Ziele zu diesen Lebensbereichen ein. Die Bedienung in diesem Bereich ist im Kapitel Generelle Bedienung beschrieben.

Wenn Du die App das erste Mal startest, werden automatisch einige Beispiel-Daten für Lebensbereiche und Ziele erzeugt. Passe diese Bereich und Ziele Deinen Bedürfnissen an oder lösche sie einfach.

Es gibt einen systemseitig vorgegebenen Lebensbereich mit dem Namen „nicht einsortiert“. Dieser Lebensbereich kann nicht gelöscht werden. Dort findest Du automatisch die Aufgaben, die keinem anderen Lebensbereich zugeordnet sind.

Filtern
Rechts oben findest Du in dem Menü mit den 3 Punkten die Möglichkeit, Filter zu setzen. In der Struktur werden dann nur die Aufgaben angezeigt, die dem jeweiligen Filter entsprechen.

Farbe pro Lebensbereich einstellen
Du kannst jedem Lebensbereich eine eigene Farbe zuweisen und damit Dein eigenes Farbleitsystem anlegen. Dazu wählst Du das Zahnrad-Symbol eines Lebensbereichs aus und anschließend in dem Dialog zum Bearbeiten der Details die Schaltfläche Farbe wählen.

In dem Farbauswahl-Dialog stellst Du die gewünschte Farbe mit den drei Farbreglern für rot, grün und blau ein.

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Der Bereich Planen

Im Bereich Planen findest Du eine zeitliche Struktur, die durch Deine Planung bestimmt wird. Jede Aufgabe, die Du einem Zeitraum zugeordnet hast, findet sich in dieser Hierarchie an der zugewiesenen Stelle wieder.

Du kannst in dieser Struktur nicht direkt einen Zeitraum anlegen. In dem Bild unten ist es nicht möglich, z.B. den Dezember anzulegen. Die Struktur speist sich aus Deinen Aufgaben – d.h. wenn Du eine Aufgabe dem Dezember zuweist, dann wird dieser Monat auch in der Struktur angezeigt. Jahre, Monate oder Wochen, für die keine Aufgaben geplant sind, tauchen in der Struktur nicht auf.

Du kannst in dieser Hierarchie an jeder Stelle eine neue Aufgabe mit dem Plus-Symbol rechts oben anlegen. Standardmäßig ist diese neue Aufgabe dem aktuell dargestellten Zeitbereich zugeordnet.

Wenn Du Dich in der Struktur innerhalb einer Woche befindest und dann das Plus-Symbol tippst, dann erscheint ein Auswahldialog mit der Frage, ob Du eine normale Aufgabe oder eine Aufgabe zum Aufladen Deiner Akkus anlegen möchtest.

Es gibt einen systemseitig vorgegebenen Bereich mit dem Namen „nicht einsortiert“. Dieser Bereich kann nicht gelöscht werden. Dort findest Du automatisch die Aufgaben, die zeitlich nicht zugeordnet sind.

Filtern
Rechts oben findest Du in dem Menü mit den 3 Punkten die Möglichkeit, Filter zu setzen. In der Struktur werden dann nur die Aufgaben angezeigt, die dem jeweiligen Filter entsprechen.

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Der Bereich Aufgaben

Vom Startbildschirm aus kannst Du eine Liste aufrufen, in der alle Aufgaben und Ideen ohne Struktur angezeigt werden. Wenn Du viele Aufgaben hast und Deine Liste sehr lang ist, dann ist das natürlich sehr unübersichtlich. Nützlich ist diese Sicht dann, wenn Du mit den Filtern arbeitest, die Du über das Menü mit den 3 Punkten oben rechts erreichen kannst. So bekommst Du schnell einen Blick über alle Aufgaben, die eine Deadline haben oder die Du als besonders wichtig markiert hast.

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Eigenschaften von Aufgaben

Wenn Du eine Aufgabe anlegst oder bearbeitest, dann gibt es einige hilfreiche Felder, die Du nutzen kannst:

  • Gehört zu:
    Mit diesem Knopf kannst Du festlegen, zu welchem Lebensbereich, Ziel oder Projekt die Aufgabe gehören soll.
  • Geplant für:
    Lege fest, für welchen Zeitraum Du die Aufgabe einplanen möchtest.
  • Geeignete Motivationsmethode:
    Wähle bei Bedarf als Erinnerung für Dich eine Motivationsmethode aus, die geeignet ist, dass Du bei dieser Aufgabe ins Handeln kommst.
  • Deadline:
    Wenn es einen spätesten Zeitpunkt gibt, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein muss, dann kannst Du dieses Datum hier eintragen. Aufgaben, die eine Deadline zugewiesen haben, werden in der Listenansicht mit einem grauen Wecker-Symbol gekennzeichnet. Wenn die Deadline in 3 Tagen oder weniger fällig ist, dann wird dieses Symbol in der Liste rot dargestellt.
    In der Liste kannst Du einen Filter setzen, um Dir nur Aufgaben mit Deadline anzeigen zu lassen.
  • Sehr wichtig:
    Manche Aufgaben haben eine besondere Bedeutung für uns – sie sind besonders wichtig. Diese Aufgaben kannst Du mit einem Haken in diesem Feld markieren. In der Liste bekommen besonders wichtige Aufgaben ein rotes Ausrufezeichen vorangestellt.
    In der Liste kannst Du einen Filter setzen, um Dir nur wichtige Aufgaben anzeigen zu lassen.
  • Bis jetzt nur eine Idee:
    Manchmal fällt uns etwas ein, was wir vielleicht irgendwann mal machen könnten. Bis jetzt ist das nur eine Idee – noch keine konkret einplanbare Aufgabe. Solche Idee kannst Du in der App eingeben und einen Haken im Feld „Bis jetzt nur eine Idee“ setzen.
    Ideen haben in der Liste eine Glühbirne als Symbol und werden nicht im Bereich Planen dargestellt.
    In der Liste kannst Du einen Filter setzen, um Dir nur Ideen anzeigen zu lassen.
  • Warten auf jemand anders:
    Wenn Du Dich mal wieder mit einem Freund verabreden möchtest und diesem Freund ein paar Terminvorschläge per Whats-App geschickt hast, dann musst Du danach warten, dass Dein Freund sich zurückmeldet. Die Aufgabe ist noch nicht erledigt, weil es noch keinen Termin gibt – aber Du kannst im Moment nichts tun. Vielleicht möchtest Du in ein paar Tagen bei Deinem Freund nochmal nachfragen – und deswegen lässt Du die Aufgabe in Deinem System.
    Solche Aufgaben kannst Du mit einem Haken bei „Warten auf jemand anders“ markieren. Aufgaben, die so markiert sind, werden in der Liste grau und mit einem Sanduhr-Symbol dargestellt.
  • Beschreibung der Aufgabe:
    Weitere Notizen zu einer Aufgabe kannst Du in diesem Textfeld eintragen. Das können zum Beispiel Rechercheergebnisse oder andere, ergänzende Informationen sein. Wenn Du dort die einzelnen Schritte einer Aufgabe einträgst und jeden Schritt mit einem vorangestellten Minuszeichen in eine eigene Zeile schreibst, dann werden aus diesen Schritten Aufgaben, wenn Du aus der Aufgabe ein Projekt erzeugst.

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Der Bereich Verbessern

Die App kann Deine aktuelle Planung analysieren und Dir Tipps zu der Planung geben. Dazu werden folgende Punkte geprüft:

  • Die Verteilung Deiner Aufgaben auf Deine einzelnen Lebensbereiche (eher gleichverteilt oder sehr ungleichmäßig verteilt?).
  • Deadlines, die in den nächsten 3 Tagen fällig sind.
  • Wieviele Aufgaben zum Aufladen Deiner Akkus Du in der aktuellen Woche eingeplant hast (ist das ausreichend?).
  • Sind viele Aufgaben zwar Lebensbereichen – aber keinen Zielen zugeordnet?
  • Sind viele Aufgaben keinem Lebensbereich zugeordnet?
  • Sind viele Aufgaben nicht zeitlich eingeordnet?

Wenn Du den Bereich Verbessern aufrufst, wird Dir das Ergebnis dieser Prüfung angezeigt. Tippst Du auf einen der Hinweise, dann werden Dir weitere Details dazu angezeigt.

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Der Bereich Energie

In dem Bereich Energie pflegst Du die Methoden ein, mit denen Du gut Deine Akkus aufladen kannst. Beim ersten Start der App werden in diesem Bereich einige Beispieldaten generiert, die Du nach Deinen Bedürfnissen anpassen oder löschen kannst.

Die hier angelegten Aufgaben stehen Dir im Bereich Planen als Auswahl zur Verfügung, wenn Du dort auf der Ebene einer Woche eine Aufgabe zur Regeneration anlegst.

Du kannst auch dort eine Struktur erzeugen wie dieses Bild zeigt:

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Der Bereich Motivation

Genauso wie in dem Bereich Energie pflegst Du im Bereich Motivation die Methoden ein, mit denen Du Dich selber gut motivieren kannst. Beim ersten Start der App werden in diesem Bereich einige Beispieldaten generiert, die Du nach Deinen Bedürfnissen anpassen oder löschen kannst.

Die hier eingepflegten Methoden kannst Du den Aufgaben zuweisen, die Du öfter vor Dir herschiebst – um Dich daran zu erinnern, wie Du doch ins Handeln kommen kannst.

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Projekte

Nach der Idee von David Allen (Erfinder von GTD®) ist jede Aufgabe, die mehrere Schritte umfasst, ein Projekt. Die einzelnen Schritte sind dann die Aufgaben in diesem Projekt.

Diese Idee wurde in der App umgesetzt: Du kannst aus jeder Aufgabe mit dem 3-Punkte-Menü oben rechts ein Projekt erzeugen.

Wenn Du vorher im Textfeld Beschreibung der Aufgabe die einzelnen Schritte des Projekts eingetragen hast, dann werden daraus beim Erzeugen des Projekts direkt die zugehörigen Aufgaben erzeugt:

Es ist nicht möglich, ein Projekt innerhalb eines anderen Projekts zu erzeugen. Wenn Du aus einer Aufgabe, die in einem Projekt liegt, ein Projekt erzeugst, dann wird dieses neue Projekt parallel zu dem vorher bereits vorhandenen Projekt angelegt. Damit werden zu komplexe Strukturen durch eine große Verschachtelungstiefe verhindert.

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Synchronisation mehrerer Geräte mit Hilfe der DropBox

Wenn Du die App auf verschiedenen Geräten nutzt, kannst Du über die DropBox dafür sorgen, dass alle Daten der App auf jedem Gerät aktuell

Im Menüpunkt Einstellungen > DropBox kannst Du die DropBox-Synchronisation auf dem jeweiligen Gerät aktivieren. Wenn Du den Schalter „DropBox zum Datenaustausch nutzen“ aktivierst, musst Du als erstes der App den Zugriff auf Deine DropBox erlauben.

Durch diesen Prozess führt Dich der Dialog, der nach dem Aktivieren dieses Schalters angezeigt wird.

  1. In diesem Dialog tippst Du als erstes auf den Knopf „DropBox Code anfordern„. Damit wird Dein Browser mit einer DropBox-Seite geöffnet.
  2. Wenn Du in diesem Brwoser noch nicht an Deiner DropBox angemeldet bist, musst Du Dich als erstes anmelden.
  3. Danach zeigt Dir DropBox ein Dialog an, in dem Du der App den Zugriff auf die DropBox erlauben kannst.
  4. Wenn Du diesen Zugriff erlaubst, wird Dir danach von der DropBox ein Zugriffs-Code angezeigt. Diesen Code musst Du in die Zwischenablage kopieren.
    Bei einigen Browsern auf Android Handys ist genau dieser Schritt eine Hürde. Manchmal gelingt es nicht, den Code ganz zu markieren – oder es steht keine Funktion zur Verfügung, um das Markierte in die Zwischenablage zu kopieren. Wenn Du dieses Problem hast, empfehle ich einen anderen Browser zu verwenden – z.B. Chrome.
  5. Danach kehrst Du zu der Zeitkünstler-App zurück, fügst den kopierten DropBox-Code in das Eingabefeld mit dem Namen „DropBox Zugriffs-Code“ ein und tippst auf OK.
  6. Wenn Du bereits auf einem anderen Gerät die DropBox aktivierst hast – und damit in der DropBox bereits Daten aus der App vorhanden sind – dann wird die App Dich fragen, welche Daten Du behalten möchtest.

Wenn Du mit verschiedenen Geräten arbeitest, dann ist es sinnvoll die Daten auf allen Geräten synchron zu halten. Deswegen wird die Synchronisation mit der DropBox bei jedem Start der App durchgeführt. Dieses Verhalten kannst Du aber mit dem Schalter „Änderungen in der DropBox bei jedem Start der App laden“ deaktivieren.

Im Menü findest Du den Punkt „DropBox Abgleich„. Damit kannst Du jederzeit die Synchronisation manuell starten

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Einstellungen

Neben dem Einrichten der DropBox findest Du im Menü „Einstellungen“ weiter Konfigurationsmöglichkeiten:

Dialoge:
Die App zeigt Dir an verschiedenen Stellen kurze Dialog mit kontextbezogener Hilfe an. Hier kannst Du einstellen, ob diese Dialog angezeigt werden oder nicht.

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Datenschutz

Alle Informationen zur Sicherheit Deiner Daten in der App kannst Du hier nachlesen.