Bild für PosteingangGTD® mit Outlook

Ich habe so viel gleichzeitig im Kopf – ich kann überhaupt nicht mehr klar denken!“
Der verzweifelten Frau habe ich das Schweizer Taschenmesser für die Selbst­organisation empfohlen: GTD® von David Allen (Getting things done®).
In diesem Artikel erfährst Du die Idee hinter GTD® und wie Du GTD® mit Outlook Schritt für Schritt erfolgreich umsetzen kannst.

Wenn Du GTD® (Getting things done®) bereits kennst, dann ist der erste Teil des Artikels für Dich wahrscheinlich eine Wiederholung – denn hier stelle ich nochmal ganz kurz & knapp die Idee und Prinzipien von GTD® vor. Wenn Du magst springst Du direkt an die Stelle, wo die Umsetzung  „GTD® mit Outlook“ beschrieben ist.

Falls Du GTD® noch nicht kennst – oder Du Dein Wissen auffrischen möchtest – dann ist die kurze Einführung genau richtig für Dich.

Für einen tieferen Einstieg in GTD® empfehle ich Dir mein kostenloses eBook.

Das Ziel von GTD®


Wenn der Kopf voll ist von den vielen Dingen, die Du regeln oder erledigen musst, dann kann es sich schnell so anfühlen

  • Du hast jede Menge zu tun – weißt aber nicht, wo Du anfangen sollst.
  • Du hast ständig Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder zu vergessen.
  • Du schläfst schlecht ein oder durch, weil oft Gedanken wie ein Schwarm Fliegen durch Deinen Kopf sirren.
  • Du wirst müde, schlapp und unkonzentriert – und vielleicht sogar übellaunig.

Dieser Zustand ist der absolute Albtraum!

Die Idee

Die Idee von David Allen ist im Prinzip sehr simpel und macht Schluss mit diesem Albtraum. Die zwei Kernziele von GTD® sind:

  • Du bekommst den Kopf frei.
  • Du erledigst alles zur richtigen Zeit – nichts fällt hinten runter.

Das klingt doch vielversprechend. Und die gute Nachricht für Dich als Outlook-Anwender ist: Du kannst GTD® mit Outlook ganz einfach umsetzen.

Wie funktioniert nun das Ganze?

Die Prinzipien von GTD®

Die grundlegende Idee von David Allen lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Nutze ein System, das so sicher ist, dass Dein Gehirn sich trauen kann all die Aufgaben zu vergessen.

Du kennst vielleicht folgenden Tipp: Wenn Du nachts mit einer Idee oder einem Gedanken aufwachst, den Du auf keinen Fall vergessen willst, dann schreibe ihn auf einen Zettel. Danach kannst Du beruhigt wieder einschlafen.

Und genau dieses Prinzip fordert David Allen nicht nur für die nächtlichen Ideen, sondern für alles, was Du zu tun oder zu regeln hast. Neben dem Aufschreiben gehören noch vier weitere Prinzipien dazu, um ein wirklich sicheres System zu schaffen.

Symbol Prinzip 1 orange
Nutze eine einzige Aufgabenliste
Alles, was Du zu tun hast, ist an einer Stelle aufgeschrieben. Das ist Deine Aufgabenliste. Das Wort „alles“ habe ich bewusst fett gedruckt: Gemeint ist, dass Du Dir keine Aufgaben im Kopf merkst, sondern alles aufschreibst, was Du nicht sofort erledigst.

Symbol Prinzip 2 orange
Du kannst auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
Deine Aufgabenliste sollte Dir auf einen Blick verraten, was als nächstes zu tun ist („next best action„). Damit das gegeben ist, sollte diese Liste nach Prioritäten und Dringlichkeiten sortiert sein.

Symbol Prinzip 3 orange
Jede Aufgabe hat nur einen Arbeitsschritt
Jede Aufgabe soll nur einen Arbeitsschritt haben, damit sie klein und handlich ist – und der Widerstand sie zu erledigen minimal wird.

Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.

  • Farbe und Material kaufen.
  • Zimmer ausräumen.
  • Alles abkleben.
  • Zimmer streichen.
  • Abklebungen entfernen.
  • Zimmer wieder einräumen.

Jede Aufgabe, die mehr als einen Arbeitsschritt umfasst, wird in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt. Als Klammer, die diese Aufgaben zusammenhält, führt David Allen das sogenannte „Projekt“ ein.

Im obigen Beispiel wäre also „Zimmer streichen“ der Name des Projekts – und zu diesem Projekt gehören die genannten Aufgaben.

Symbol Prinzip 4 orange
Nutze ein eindeutiges Ablagesystem
Alles, was irgendwie abzulegen ist – sei es in Papierform oder auf dem Computer – hat einen eindeutigen Platz. Das ist Dein Ablagesystem. Genaugenommen hast Du zwei Ablagesysteme: Eines auf Deinem Computer und eines für Papier.

Symbol Prinzip 5 orange
Nutze genau einen Posteingang
Alles, was an Aufgaben an Dich herangetragen wird – sei es durch Papier oder auf elektronischem Wege – wird an genau einer Stelle gesammelt. Das ist Dein Posteingang. Genau genommen gibt es auch zwei Posteingänge: Einen auf dem Computer und einen für Schriftstücke in Papierform.

Symbol Prinzip 6 orange
Regelmäßiges Durchsehen & Leeren
Der vielleicht wichtigste Aspekt an GTD: Leere regelmäßig Deinen Posteingang nach dem Prinzip, das weiter unten beschrieben ist. Regelmäßig im beruflichen Kontext heißt: Mindestens zweimal am Tag. Im privaten Kontext reicht es vielleicht auch, dass Du zwei- bis dreimal in der Woche Deinen Posteingang leerst.

Nach dem Leeren sollte der Posteingang wirklich leer sein! (siehe auch meinen Blogbeitrag 4 Tipps, wie Sie Ihren Posteingang leer halten)


Das ist alles?

Ja – denn dieses System ist bombensicher. Alles ist an einem eindeutigen Platz und durch die regelmäßige Kontrolle von Posteingang und Aufgabenliste kann nichts mehr hinten runterfallen.

David Allen sagt interessanterweise wenig darüber, wie dieses System umgesetzt werden soll – da läßt er den Anwendern freie Hand. Du kannst also GTD® mit Outlook oder mit Excel oder mit MindMaps oder, oder, oder umsetzen.

Das Leeren des Posteingangs

Die zentrale Sammelstelle für alles, was reinkommt, sind die beiden Posteingänge. David Allen empfiehlt eine bestimmte Vorgehensweise, um den Posteingang abzuarbeiten:

  1. Jedes Element prüfen
    Gehe jedes Element in Deinem Posteingang durch und entscheide, ob Du damit etwas tun musst. Wenn nein, kannst Du das Element entweder wegwerfen oder als Referenzmaterial ablegen.
    Dabei gilt das „one touch“ – Prinzip: Wenn Du Dir ein Element angesehen hast, verbleibt es nicht im Posteingang. Du entscheidest sofort, was damit zu geschehen hat (wegwerfen, Aufgabe anlegen, archivieren)
  2. Dein System befüllen
    Wenn Du mit dem Element etwas tun musst, dann entscheide zuerst, ob es mehr als einen Arbeitsschritt kostet, die Sache zu erledigen.

    1. Mehr als ein Schritt
      Wenn es mehr als eines Arbeitsschrittes Bedarf, um die Sache zu erledigen: Lege ein Projekt in Deinem System an und notiere dazu alle Arbeitsschritte, die zur Erledigung notwendig sind.
    2. Genau ein Schritt
      Überlege, ob es weniger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen. Wenn ja, dann erledigst Du sie sofort („2 Minuten Regel„). Wenn es länger als 2 Minuten dauert, die Sache zu erledigen, dann legst Du in Deinem System dafür eine Aufgabe an.

Dieses Abarbeiten des Posteingangs solltest Du regelmäßig durchführen. Im beruflichen Kontext ein- bis zweimal am Tag – im privaten Kontext mindestens zwei- bis dreimal pro Woche. Diese Regelmäßigkeit ist wichtig, damit das System zuverlässig ist und Dein Gehirn ihm vertrauen kann.

Wichtig ist wirklich die 2 Minuten Regel: Alles, was in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, sollte sofort erledigt wird. Es lohnt einfach nicht, für Kleinigkeiten eine Aufgabe anzulegen. 


GTD® mit Outlook

Und so setzt Du GTD® mit Outlook in wenigen Schritten sehr einfach mit Outlook umsetzen:

GTD mit Outlook - Schritt 1
Du nutzt die Aufgaben von Outlook. Nur dort wird alles, was noch zu tun ist gesammelt. D.h. auch, dass es keine Post-It am Kühlschrank oder am Bildschirm gibt. Alle Aufgaben liegen nur in Outlook.

In Outlook 2016 findest Du die Aufgaben so:

Outlook Aufgaben

Wenn eine Email, die Du bekommst, zu einer Aufgabe für Dich führt, dann bietet Outlook eine ganz einfach Funktion dafür an: Ziehe die Email einfach auf das Symbol für „Aufgabenliste“. Dann wird eine neue Aufgabe angelegt mit dem Betreff der Email als Aufgabenbeschreibung und dem Nachrichtentext als Aufgabentext.

Diese Funktion kannst Du gut nutzen, wenn Du Deinen Posteingang so abarbeitest, wie es die Ablaufbeschreibung oben beschreibt:

  • Löschen, wenn möglich
    Die Email enthält unwichtige Informationen und soll gelöscht werden: Verschiebe sie in den Papierkorb.
  • Aufbewahren, fall hilfreich
    Die Email enthält wichtige Informationen – aber kein ToDo für Dich: Verschiebe sie in Deinen Ablageordner.
    Aber: Falls Du länger als 2 Minuten brauchst, um die Email zu lesen, kannst Du auch eine Aufgabe daraus erstellen und das Lesen zurückstellen. Die Aufgabe hat dann den Titel „Email xyz lesen“.
  • Aufgaben anlegen, wenn notwendig
    Die Email enthält ein ToDo für Dich: Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, um es zu erledigen, dann erledigst Du es sofort und legst die Email dann ab. Ansonsten legst Du eine Aufgabe an und legst die Email danach ab.

GTD mit Outlook - Schritt 2
Ablagesystem anlegen
Lege in Outlook und in dem Dateisystem Deines Computers ein eindeutiges Ablagesystem an für alles, was an Mails bzw. Dokumenten aufbewahrt werden soll. In Outlook kannst Du die sogenannten Archivdateien dafür verwenden (PST-Dateien).

Meine Empfehlung für das Ablagesystem in Outlook: Halte es einfach.

Ich habe bei Arbeitskollegen schon gewaltige Ordnersysteme gesehen, in die alle Emails einsortiert wurden. Das hat zwei Nachteile:

  1. Manchmal machst Du Fehler bei der Ablage und findest eine bestimmte Email später nur sehr mühsam wieder. Du schaust in den Ordner, in dem Du die Email erwartest – aber da ist sie nicht.
  2. Nicht immer ergibt sich eindeutig, wo eine Email abzulegen ist. Auch dann wirst Du die Email später schwer auffinden.

Ich selber nutze nur einen einzigen Ordner für die Ablage meiner alten Emails. Und wenn ich eine bestimmte Email wiederfinden möchte, dann nutze ich die Suchfunktion von Outlook. Das geht im Zweifel schneller und spart mir Zeit beim Ablegen von Emails.

GTD mit Outlook - Schritt 3
Projekte einführen
Vielleicht kennst Du auch die Situation, dass du eine Aufgabe immer wieder vor Dir herschiebst. Eine mögliche Ursache: Die Aufgabe ist zu groß. Deswegen fordert David Allen, dass jede Aufgabe nur einen Arbeitsschritt umfassen sollte.

Beispiel: Das Arbeitszimmer zu streichen sind mehrere Arbeitsschritte.

  • Farbe und Material kaufen.
  • Zimmer ausräumen.
  • Alles abkleben.
  • Zimmer streichen.
  • Abklebungen entfernen.
  • Zimmer wieder einräumen.

Und zumindest den ersten dieser Arbeitsschritte – nämlich das Besorgen der Farbe und des Materials – kannst Du zeitlich losgelöst vor den übrigen Arbeitsschritten erledigen.

In diesem Beispiel würde David Allen ein Projekt mit dem Titel „Zimmer streichen“ anlegen und die Aufgaben darunter einsortieren.

Outlook KategorienIn Outlook kannst Du Projekte mit den Kategorien abbilden. Die Kategorien sind frei veränderbar und können auch farblich markiert werden. Wenn Du eine Aufgabe in Outlook 2016 öffnest, findest Du für die Kategorien im Menüband mit dem links abgebildeten Symbol.

 

GTD mit Outlook - Schritt 4
Ansichten einstellen
Wenn Du Die Spalten Deiner Aufgabenliste so anpasst, dass die Kategorie mit angezeigt wird, dann hast Du schnell eine Übersicht über alle Deine Projekte.

Liste mit Aufgaben und Projekten

Du kannst die Ansicht auch nach der Kategorie gruppieren:

Nach Projekten gruppierte Aufgabenliste

GTD mit Outlook - Schritt 5
Status nutzen: Auf einen Blick sehen, was als nächstes zu tun ist
In Outlook kannst Du jeder Aufgabe einen Bearbeitungsstatus zuweisen: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Zurückgestellt“ und „Wartet auf jemand anders“.

Diesen Status kannst Du nutzen, um zu markieren, was als nächstes zu tun ist:

  • In Bearbeitung: Alle Aufgaben, die Du heute erledigen möchtest.
  • Nicht begonnen: Alles, was Du in dieser Woche noch erledigen möchtest.
  • Zurückgestellt: Alles, was in dieser Woche nicht dran ist.

Den Status „Wartet auf jemand anders“ kannst Du nutzen, wenn Du an einer Aufgabe erst dann arbeiten kannst, wenn jemand anders zuvor etwas erledigt hat.

Beispiel: Du kannst den Sommerurlaub erst dann buchen, wenn Dein Partner sich alle vorliegenden Angebote angeschaut hat und ihr euch abstimmen konntet.

Wenn Du dann noch eine Regel für die Farbgebung implementierst („Stichwort „bedingte Formatierung“) und nach dem Status gruppierst, erhältst du eine Ansicht, die Dir auf einen Blick verrät, was jetzt ansteht.

Nach Status sortierte Aufgabenliste


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6 Gedanken zu “GTD® mit Outlook

  1. Hallo Klaus,

    ich lese mich gerade in GTD ein und bin nach bisherigem Stand
    sehr von der Methode angetan.

    Ich habe mir auch deine Vorgehensweise mit Excel durchgelesen,
    finde jedoch, wie du auch beschrieben hast, den Vorteil von Outlook (Thunderbird)
    entscheidend alles in einem Programm abarbeiten zu können.

    Deine Zusammenfassung war für mich sehr hilfreich, da ich mir bisher
    noch nicht sicher war, wie ich mein System gestalten möchte.

    Vielen Dank und besten Gruß

  2. Hallo Klaus,

    schöne Zusammenfassung.
    Mir sind zwei kleine Fehler aufgefallen. Beim „Zimmer streichen Projekt“ ganz oben fehlt die Aufgabe das Zimmer zu streichen.
    Weiter unten fehlt noch ein Wort:
    In Bearbeitung: Alle Aufgaben, die Du heute erledigen (willst/musst).

    Viele Grüße

    • Hallo Chris,

      vielen Dank für die Rückmeldung. Die beiden Fehler habe ich direkt beseitigt 🙂

      Herzliche Grüße
      Klaus

  3. Hallo, leider wird das Outlook-Addin 3.3.22 nicht unterstützt, wenn der Benutzer ein Outlook-Exchange-ActiveSync konto nutzt. kann mir jemand helfen, wie dieses Problem zu lösen ist oder ob es ein Werkzeug gibt, das kompatibel mit Exchange-Active-Sync ist?

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